Dla zarządców obsługujących wiele wspólnot i dla wspólnot z zarządem własnym
Naliczenia, księgi i rozliczenia wspólnot w jednym miejscu. Co do grosza.
Program w przeglądarce do prowadzenia wspólnot mieszkaniowych: naliczenia, wpłaty, księgowość, KSeF, JPK i rozliczenia mediów w jednym miejscu. Następca programu Administrator, rozwijanego od 2006 roku.
Konto testowe za darmo do 31.12.2026
Do 5 wspólnot, wszystkie moduły, dane zostają po przejściu na abonament. Szczegóły niżej.
- Jedna zasada
- Księgi = dane, do grosza
- Twoje dane
- Osobna baza, eksport na życzenie
- Umowa
- Miesiąc wypowiedzenia
Funkcje programu dla wspólnot mieszkaniowych
Jeden system zamiast arkusza, programu księgowego i teczki z wydrukami. Każdy moduł czyta te same dane.
Kartoteka
Wspólnoty, budynki, lokale i właściciele z historią zmian. Współwłasność z udziałami i najem lokali wspólnoty.
Naliczenia
Stawki i parametry lokali: powierzchnia, udziały, liczba osób, normy zużycia. Automat naliczeń liczy miesiąc dla wielu wspólnot jedną operacją.
Bank i wpłaty
Wyciągi MT940 i wirtualny numer rachunku dla każdego lokalu. Wpłaty przypisują się do lokali same, a program uczy się na Twoich przypisaniach.
Księgowość wspólnoty
Dekrety powstają z operacji. Plan kont z szablonu, dziennik, bilans otwarcia, zamknięcie miesiąca i roku, sprawozdanie finansowe.
KSeF we wspólnocie mieszkaniowej
Faktury kosztowe program pobiera z KSeF codziennie sam. Rodzaj kosztu i konto podpowiada z wcześniejszych dekretów.
JPK_KR_PD i CIT-8 wspólnoty
Pliki dla urzędu z żywych ksiąg, zaliczki na CIT, kontrola gotowości przed wysyłką. Gotowe na obowiązek od 2027.
Rozliczenie wody i ścieków we wspólnocie
Woda z licznika głównego z podziałem uchybu, ścieki z szamba według kwoty wywozu, ciepło także metodą wskaźnikową i z podzielników.
Rozliczenia roczne
Grupy rozliczeniowe spięte z kontami, dopłata jako korekta przypisu, wynik co do grosza.
Odczyty liczników z telefonu
Inkasent odczytuje liczniki w aplikacji Odczyty, także bez zasięgu. Mieszkaniec podaje stan licznika w portalu.
Należności i windykacja
Odsetki dzień po dniu, lista dłużników, noty, wezwania, ugody ratalne i sprawy sądowe.
Dodatki mieszkaniowe
Decyzje gmin i uznania na kontach lokali. Program pilnuje zawiadomienia gminy, gdy zaległość właściciela tego wymaga.
Deklaracje śmieciowe
Deklaracja według wzoru gminy i sygnał, gdy liczba osób w lokalach różni się od zgłoszonej.
Rejestr terminów
Przeglądy, polisy i umowy z przypomnieniem przed terminem i protokołem po wykonaniu.
Dokumenty wspólnoty
Archiwum skanów, paczka dokumentów dla nowego zarządcy i eksport danych.
Uchwały, plan gospodarczy, usterki
Uchwały z głosowaniem w portalu albo na piśmie, plan gospodarczy z wykonaniem, zgłoszenia usterek od mieszkańców.
Pulpit „Wymaga uwagi”
Jedna lista spraw do załatwienia: zaległości, terminy, dodatki, deklaracje, rok do zamknięcia.
Wdrożenie krok po kroku
Program prowadzi przez start konta. Dane z innego programu przenosisz przez arkusz: lokale, właściciele, liczniki, stawki i salda.
Wydruki
Zawiadomienia, rozliczenia, karty lokali, plan gospodarczy, zestawienia w PDF i XLSX.
Nic nie istnieje w księgach bez odzwierciedlenia w danych. I odwrotnie.
Saldo właściciela jest liczone, nie przepisywane. Każde naliczenie ma swój dokument księgowy, każdy dokument swoje naliczenie, w jednej transakcji. Odsetki liczą się od właściwej podstawy, a właściciel w portalu widzi to samo, co księgowa w dzienniku.
Zasada starsza od tego programu. Wyniesiona z praktyki, nie z wymagań.
Naliczenie, lokal 7, wrzesień
| Eksploatacja | 312,40 |
| Fundusz remontowy | 146,25 |
| Zimna woda | 88,00 |
| Razem | 546,65 |
Dekret ADN 9/2026
| Wn 200-007 | 546,65 |
| Ma 700-01 | 312,40 |
| Ma 850 | 146,25 |
| Ma 700-03 | 88,00 |
Przykład poglądowy. Numeracja kont zależy od planu kont wspólnoty.
2006
Od tego roku program Administrator rozlicza wspólnoty na Warmii i Mazurach.
Nie zaczynamy od zera.
Wspólnoty.app to następca programu Administrator. Przez te lata zmieniały się przepisy, sposób rozliczania mediów, bankowość i oczekiwania właścicieli. Sprawdzone zasady liczenia zostały, zmienił się sposób pracy: bez instalowania programu i bez serwera w biurze.
Program pisze i rozwija jego autor, który zna rozliczanie wspólnot z pierwszej ręki, z lat pracy z zarządcami nieruchomości. Na pytania i zgłoszenia odpisuje ta sama osoba, nie dział obsługi.
Co nas wyróżnia
Rzeczy, których nie znajdziesz w większości programów dla wspólnot, a które oszczędzają najwięcej godzin w miesiącu.
- Faktury z KSeF, księgowanie, które się uczy
- Faktury kosztowe wchodzą z KSeF same. Rodzaj kosztu i konto podpowiadają się z kontrahenta i wcześniejszych dekretów, więc drugą fakturę od tego samego dostawcy księgujesz jednym kliknięciem.
- Gotowe na 2027
- Od 2027 roku księgi i CIT trafiają do urzędu skarbowego w formie elektronicznej. JPK_KR_PD, CIT-8 z zaliczkami, odpowiedź na żądanie z art. 193a i kontrola gotowości działają już dziś, na słownikach Ministerstwa Finansów sprawdzanych na żywo.
- Wpłaty dopasowują się same
- Każdy lokal ma własny wirtualny numer rachunku. Wyciąg MT940 księguje wpłaty na właściwego właściciela bez szukania, kto zapłacił i za co.
- Odczyty liczników z telefonu
- Inkasent albo sam mieszkaniec wpisuje stan licznika w aplikacji na telefonie. Odczyt trafia prosto do rozliczenia mediów, bez kartek i przepisywania.
- Windykacja do końca, nie do wezwania
- Wezwania i noty odsetkowe to początek. Dalej ugoda ratalna z kontrolą wpłat, sprawa sądowa z etapami i kosztami obciążanymi właściciela, teczka dla kancelarii jednym kliknięciem i ostrzeżenie, gdy zaległość się przedawnia.
- Bezpieczeństwo danych i RODO
- Osobna baza dla każdej firmy, logowanie dwuskładnikowe, umowa powierzenia gotowa do podpisu, nie do napisania. Pełna lista środków, bez marketingu, w sekcji niżej.
- Deklaracje śmieciowe według wzoru gminy
- Jedna deklaracja na wspólnotę, wypełniona z liczby osób i stawki gminy, w układzie wymaganym przez urząd. Kilka gmin już mamy. Gdy przekażesz wzór swojej, dorobimy go.
- Pomoc tam, gdzie pracujesz
- Przycisk pomocy na ekranie otwiera rozdział o tym ekranie, bez szukania w podręczniku. Baza wiedzy z instrukcją, odpowiedziami na częste pytania i historią zmian jest przeszukiwalna z programu. Nowy pracownik uczy się na ekranie, nie na szkoleniu.
Aplikacja na telefon dla mieszkańców, zarządu i inkasenta
Portal mieszkańca, panel członka zarządu i aplikacja Odczyty działają w przeglądarce telefonu. Nie ma ich w sklepach Google Play i App Store: niczego nie instalujesz ze sklepu, a Odczyty dodasz do ekranu telefonu jak zwykłą aplikację.
Portal mieszkańca
- saldo lokalu i numer rachunku do wpłat
- naliczenia, wpłaty i rozliczenia z pismami do pobrania
- zgłaszanie usterek i podawanie stanów liczników
- głosowanie nad uchwałami
Panel członka zarządu
- wykonanie planu gospodarczego: fundusz remontowy i eksploatacja
- zaległości właścicieli wspólnoty
Aplikacja Odczyty dla inkasenta
- dodawana do ekranu telefonu z przeglądarki, jak zwykła aplikacja
- działa bez zasięgu: odczyty wysyłają się, gdy wróci połączenie
- ostrzega, gdy odczyt odbiega od normy
Tak to wygląda
Cennik bez gwiazdek
1,00 zł za aktywny lokal miesięcznie do 50 lokali. Powyżej stawka spada o 0,10 zł przy każdym podwojeniu liczby lokali. Minimum 50,00 zł miesięcznie, grosze odrzucamy. Wszystkie ceny netto, na fakturze dochodzi 23% VAT.
- Liczy się jedna suma lokali na koncie, nie liczba wspólnot.
- Wspólnota nieaktywna nie kosztuje. Lokal nieaktywny też nie.
- W cenie: usuwanie błędów, aktualizacje, codzienna szyfrowana kopia zapasowa i pula godzin konsultacji: 3 godziny rocznie do 5 wspólnot, 6 godzin powyżej.
- Twoje dane pobierasz sam: wydruki PDF, zestawienia XLSX, JPK i deklaracje XML, protokół przekazania wspólnoty.
- Więcej godzin i pełna paczka danych według cennika w dokumentach na dole strony. Pomoc we wdrożeniu i przeniesienie danych - w tabeli „Usługi jednorazowe”.
- Cennik nie ma górnego progu. Duży portfel albo przenoszenie wielu wspólnot? Porozmawiajmy o umowie indywidualnej, wdrożenie planujemy razem.
| Aktywne lokale | Za lokal | Miesięcznie netto | brutto |
|---|---|---|---|
| 50 | 1,00 zł | 50,00 zł | 61,50 zł |
| 100 | 0,90 zł | 90,00 zł | 110,70 zł |
| 200 | 0,80 zł | 160,00 zł | 196,80 zł |
| 400 | 0,70 zł | 280,00 zł | 344,40 zł |
| 800 | 0,60 zł | 480,00 zł | 590,40 zł |
| 1600 | 0,50 zł | 800,00 zł | 984,00 zł |
| 3000 | 0,50 zł | 1 500,00 zł | 1 845,00 zł |
Ceny netto; brutto informacyjnie, z 23% VAT. Kwoty z bieżącego cennika.
Usługi jednorazowe
| Pomoc we wdrożeniu | Netto | brutto |
|---|---|---|
| Samodzielnie, z bazą wiedzy i samouczkami | 0,00 zł | 0,00 zł |
| Asysta startowa i szkolenie online: konfiguracja, uprawnienia, szkolenie zespołu do 2 godzin. Ryczałt za całe konto, niezależnie od liczby wspólnot. | 299,00 zł | 367,77 zł |
Asysta odbywa się zdalnie. Szkolenie albo pomoc w siedzibie klienta - osobna umowa, z czasem pracy na miejscu, dojazdem i ewentualnym noclegiem.
| Przeniesienie danych z programu „Administrator” | Za wspólnotę netto | brutto |
|---|---|---|
| od 1 do 5 wspólnot | 199,00 zł | 244,77 zł |
| od 6 do 20 wspólnot | 149,00 zł | 183,27 zł |
| od 21 do 50 wspólnot | 99,00 zł | 121,77 zł |
| powyżej 50 wspólnot | 69,00 zł | 84,87 zł |
Stawka z osiągniętego progu obowiązuje dla wszystkich przenoszonych wspólnot, a cała migracja kosztuje nie więcej niż 3 500,00 zł netto. Przenosimy stan na start: kartoteki właścicieli i lokali, liczniki i salda początkowe - dane historyczne zostają w dotychczasowym programie. Przeniesienie z innych programów i z plików Excel wyceniamy osobno, po obejrzeniu danych.
Bezpieczeństwo bez marketingu
Tak to działa naprawdę. Pełny opis środków dostaje każdy Klient jako dokument.
Do końca roku za darmo. Potem zdecydujesz.
Wniosek na stronie, potwierdzenie adresu, zatwierdzenie przez nas i masz własne konto testowe. Nie demo z cudzymi danymi, tylko puste środowisko, w które wpisujesz swoją wspólnotę i sprawdzasz, jak liczy.
Konta testowe założone teraz działają bez opłat do 31.12.2026, a założone w listopadzie czy grudniu mają swoje pełne 90 dni. Po okresie testowym przekształcasz konto w abonament i pracujesz dalej na tym, co wpisałeś, albo usuwasz je i zaczynasz od świeżego konta.
Załóż konto testowe- Zakres
- Do 5 wspólnot, wszystkie moduły, bez opłat
- Czas
- Do 31.12.2026, nie krócej niż 90 dni od założenia
- Dane
- Zostają po przejściu na abonament. Bez umowy usuwamy je po okresie odczytu, z uprzedzeniem
Wsparcie na koncie testowym. Bez gwarancji dostępności i czasu reakcji z regulaminu, ale zapraszamy do uwag, zgłaszania błędów i pytań przyciskiem zgłoszenia w programie.